Diagrama de flujo para seleccionar al proveedor.

Evaluación de proveedores.

Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

1.Calidad de los suministros.

2.Fiabilidad del plazo de los suministros.

3.Flexibilidad del proveedor.

4.Fiabilidad de la información.

5.Competitividad. Nivel de precios.

¿Que es un ERP?

El ERP son las letras que identifican el concepto “Enterprice resourse Planning”, que traducido al español quiere decir: “Planificación de Recursos Empresariales”, y corresponde a un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área contabilidad y finanzas, comercial, logística, producción, etc.).

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.

El ERP se define según dos principios básicos:

•  Aplicaciones informáticas como módulos independientes, pero perfectamente compatibles en una única base de datos común.
  
•  El uso de un motor de flujos de trabajo debe permitir definir todas las tareas de un proceso y gestionar su aplicación en todos los módulos del sistema.

Ejemplo de EDI en dptos de compras.

Un ERP (Planeación de Recursos Empresariales), son sistemas donde se integra todo lo necesario para la gestión de una empresa y todo bajo una misma aplicación. Un ERP puede intervenir en las siguientes áreas de negocio de la empresa:

• Producción 
• Ventas 
• Pagos
• Entregas
• Inventarios 
• Recursos humanos,  

EDI, intercambio electrónico de datos.

(EDI)

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).

Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,

no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.

ALMACENES

Definición:
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

REQUISICIÓN DE COMPRA

Responsabilidades del departamento de compras

Reserva

La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas requeridas. Incluso el departamento de recursos humanos requiere bienes para hacer su trabajo, como lápices, bolígrafos, computadoras y otros bienes. Cada material que una empresa utiliza, ya sea para producir un producto que vende o para documentar la venta de ese producto, tiene que pasar por el departamento de compras para recibir primero el material requerido.

Documentación

El departamento de compras tiene mucha documentación que mantener y archivar como parte de sus requisitos de trabajo. Esos documentos incluyen papeleo de otros departamentos que piden material o productos que se necesitan para operar. La mayoría de los departamentos de compras utiliza lo que se llama "orden de pedido" cuando se piden productos y servicios. Esta orden la utiliza el departamento de contabilidad para que la empresa que provee el material pueda recibir su pago.

Deberes de asesoramiento

La mayoría de las empresas utilizan el departamento de compras para que las asesoren en proyectos de expansión o planeación. El departamento es una herramienta  valiosa cuando se comienza este proceso. Puede asesorar sobre el costo de materiales así como ofrecer una proyección de costo para terminar los proyectos. El departamento contactará muchos proveedores y después determinará los productos mejores productos y el precio para cada artículo.

Supervisión

La mayoría de las empresas necesitan el departamento de compras para que mantenga un proceso de supervisión del inventario o reserva que necesita estar a la mano. Cada departamento, en especial en la industria manufacturera, utiliza mucho material en el proceso de producción. Se requiere una provisión mínima para el proceso de producción para continuar mientras se piden nuevos materiales. Supervisar el inventario y reserva ahorrará a la compañía mucho dinero a largo plazo.

Importancia de la función de compras

Una correcta gestion en la funcion de compras y de los stocks de mercancías puede generar un incremento de los beneficios y de la rentabilidad de la empresa. En la mayoría de las empresas industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor de los productos vendidos (este porcentaje varía según el tipo de empresa que se trate).

Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:

• Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas cantidades importantes para la empresa.

• Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que el proceso de producción se realice con eficacia.

La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias características internas, además de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial. 

en La importancia de la Función de Compras

Importancia del departamento de compra

Tipos de inventarios:

• Inventario inicial: Se realiza al dar comienzo a las operaciones.
• Inventario final: Se realiza al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial.
• Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
• Inventario intermitente: Éste se puede efectuar varias veces al año y se recurre a él por diversas razones.
• Inventario físico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases debienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las exigencias.
• Inventario de productos terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
• Inventario en tránsito: Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
• Inventario en proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
• Inventario máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo de que el inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos; por lo tanto, se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.
• Inventario mínimo: La cantidad mínima de inventario a ser mantenida en almacén.
• Inventario disponible: Aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
• Inventario en línea: Aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
• Inventario agregado: Se aplica cuando al administrar la existencia de un único artículo representa un alto costo.
• Inventario en cuarentena: Aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo.
• Inventario de mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.
• Inventario de suministros de fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta.